Hace un par de años un caso que sacudió al mundo fue la publicación de información que poseía una importante oficina de abogados con sede en Panamá y que expuso más 11,5 millones de documentos internos equivalente a 2,6 terabytes de información, en ellos se han encontrado antecedentes relativos a la creación de empresas ‘offshore’ que durante más de 40 años se fueron generando, datos que luego fueron presentados simultáneamente el 3 de abril de 2016 por 109 medios de comunicación (periódicos, canales de televisión y plataformas digitales) en 76 países.
La penetración de las tecnologías en las oficinas de abogados se ha transformado hoy más que en un lujo en una necesidad, el uso de diferentes herramientas tales; como gestor documental, sistemas de ticket para requerimientos de clientes, firma electrónica, facturación electrónica, modelos de facturación bien sea por hora o por encargo, la trazabilidad de los documentos, todo lo anterior se ha transformado en una manera eficiente y eficaz para optimizar el tiempo de horas de trabajo y para gestionar los volúmenes de información que se generan ante requerimientos de los clientes.
Hasta el momento hemos mencionado solo a operaciones que se manejan a nivel de software, pero también se debe hacer mención a que muchas oficinas siguen teniendo sus propios servidores en sus despachos, sin tomar en consideración aspectos técnicos de seguridad, por ejemplo; servidores montados en espacios alfombrados, que pueden generar estática y dañar discos duros o redes inalámbricas que no están encriptados generando la opción de ser vulneradas, también se pueden generar problemas en el uso de los notebook o computadores de escritorios si no son bien definidos los niveles de responsabilidad de los usuarios y que expliciten cuál es el alcance del uso de estos equipos.
Como pudimos ver brevemente el alcance de la tecnología en las oficinas de abogados impulsa a tomar acciones de resguardo, en temas de protección de la información de los clientes, almacenamiento de datos bien sea en, servidores propios o externos en ambiente cloud, también es importante considerar normas internas en el uso de los equipos informáticos y definir situaciones de exposición a eventuales riesgos por vulneración de seguridad.
