Les comparto una columna publicada en Edutic sobre los aspectos legales de la transformación digital de las instituciones de educación superior.
Desde hace un tiempo el concepto de transformación digital se ha ido tomando la agenda de diversas instituciones de educación superior, algunas partieron por inicio del año 2000 cuándo la masificación de internet comenzaba a ser una realidad, algunas partieron desarrollando contenido digital a través de sus profesores y de las unidades de tecnología educativa que asumieron el rol de incorporar diseño instruccional y también la formación de competencias digitales de los profesores. Sin embargo, en el desarrollo de los contenidos digitales es fundamental contar con un marco de respeto en materia de derechos de autor, a continuación enunciaremos algunos aspectos relevantes que hay que tomar en consideración.
- Relación laboral. Es muy importante considerar en los contratos de trabajo de los profesores clausulas relativas a la propiedad intelectual que consideren aspectos relativos al derecho de autor, reconociendo expresamente de quién son los materiales que se elaboran y las creaciones que se generen en virtud de la relación laboral. Esto puede ser que queden a favor del docente o de la institución, pero es importante estipularlo en el contrato de trabajo o de prestación de servicios civiles si es el caso.
- Uso de materiales en plataforma on line. (LMS – learning management Systems) Muchas instituciones han comprado plataformas de e-learning o han desarrollado sus propias herramientas de trabajo virtual, el punto es que muchos docentes utilizan estas plataformas para comunicarse con sus alumnos y también para compartir contenidos. Deben tener claro los profesores que existen ciertas restricciones en el uso de libros o fragmentos de libros o materiales porque que deben respetar el derecho de autor. No se puede llegar y disponer de material digital sin tomar ciertos resguardos en el uso de esos contenidos verificando si se tienen las licencias correspondientes.
- Transformación digital de la Biblioteca. La biblioteca es un servicio fundamental en las instituciones de educación superior, pero ellas requieren también actualizarse, no pueden seguir operando bajo los mismos estándares definidos por el Consejo de Rectores de Universidades Chilenas del año 2003 y que se encuentran en análisis para ser actualizado. Hay que tener presente que estos estándares no pueden ser los mismos que utilicen los Institutos Profesionales y Centros de Formación Técnica, dado que su misión es diferente según la definición de la ley 21.091 sobre reforma de la educación superior. En este tema es importante recurrir también a la ley 17.336 Ley de propiedad intelectual (Derecho de Autor) que contempla en el artículo 71 diversas excepciones, por ejemplo una de ellas es:
Artículo 71 K. Las bibliotecas y archivos que no tengan fines lucrativos podrán, sin que se requiera autorización del autor o titular, ni pago de remuneración alguna, efectuar la reproducción electrónica de obras de su colección para ser consultadas gratuita y simultáneamente hasta por un número razonable de usuarios, sólo en terminales de redes de la respectiva institución y en condiciones que garanticen que no se puedan hacer copias electrónicas de esas reproducciones.”
Cada institución deberá analizar según su naturaleza jurídica si podrá acceder o no las excepciones que contempla la ley de derecho de autor en el artículo 71 en sus diversas letras, pero además de estas excepciones deberá considerar ciertos aspectos claves que considerar, por ejemplo, la construcción de políticas, adecuar su reglamento de biblioteca al nuevo entorno digital, definición de instructivos de operación en especial por el uso o préstamo de equipos como notebook, tablet y otros dispositivos en que se encuentren materiales digitalizados.
- Levantamiento de procesos para la transformación digital. La acreditación en las instituciones de educación superior ha permitido levantar los procesos y trabajar acorde a ellos, la gran ventaja es que al tener estos procesos permiten modelar la construcción de workflow y que los sistemas informáticos de la institución se parametricen a ellos, aquí toma mucha relevancia el mantener actualizado estos procesos y también es importante que las plataformas electrónicas con las que se trabajen tengan bien definidos los modelos de licencias que se utilizarán.
- Instalación de ERP[1] en las Instituciones de educación superior. La implementación de los ERP es la consecuencia lógica para avanzar en el desarrollo de las instituciones, un aspecto legal clave dice relación con los contratos celebrados con las empresas que instalan estos ERP en todos sus “sabores”, bien sean sistema de recursos humanos, almacenamiento de información, seguimiento alumnos (CRM[2]), sistema financiero (FICA) entre otros. Uno de los grandes desafíos no sólo es la instalación de estas plataformas si no que la gestión anual y las exigencias permanente de respeto de los contratos tecnológicos que están detrás de estas grandes inversiones que realizan las instituciones. La gestión y el seguimiento de contratos se transforma en un factor crítico en las unidades de tecnología al momento de hacer seguimiento a los diversos contratos que se gestionan.
Estos son algunos de los tópicos que hay que considerar, existen otros como protección de datos personales, uso de equipos tecnológicos por parte de los administrativos y docentes según lineamientos definidos por la dirección del trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la institución, gestión de contratos tecnológicos con proveedores nacionales e internacionales, por otra parte, el acceso, resguardo y. control de información clave en las instituciones, la protección de la innovación y los contenidos que se generan en las instituciones también se debe considerar.
Tal como vemos, los desafíos legales para la transformación digital de las instituciones de educación superior abarcan un conjunto de escenarios que deben ser considerados dentro de un proyecto de instalación tecnológica, pero sobre todo y lo más relevante para entender este cambio es que debemos asumir que la tecnología no es transformación digital, son las personas que a través de la capacitación de competencias digitales harán posible el cambio en las organizaciones
[1] ERP Enterprise Resoruce Plannig, son los sistemas de planificación de recursos empresariales son los sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una organización en la producción de bienes o servicios.
[2] CRM customer relationship management, más conocida por sus siglas CRM, puede tener varios significados: Administración basada en la relación con los clientes, un modelo de gestión de toda la organización, basada en la satisfacción del cliente.
